舊流程，跑不動新事業——換一套對的「咖啡壺」，讓創意重新沸騰

有時候不是你不夠努力，而是還在用昨天的流程，做明天的事。

好的工具能解放創造力，而對的流程則是無聲的助攻手 | 圖片來源：Unsplash

你有沒有過這樣的經驗：興沖沖地想要推動一件很棒的事，器材備好了、熱情滿滿，卻發現卡住的不是能力，而是那些「以前就是這麼做」的老規矩？

我有個朋友幾年前加入一間發展很久的大公司，負責一個全新的數位服務。大家都很支持他，還特地允許他的團隊不用遵守公司原本的IT開發流程，可以自己決定開發、測試和更新，希望可以快速衝刺新事業。聽起來很棒吧？但他後來跟我喝咖啡的時候，苦笑著說：「可是奇怪的事發生了。雖然繞過了開發流程，但公司全部的行政流程——像是怎麼簽約、怎麼開發票、客戶要填什麼表單——都是為原本的電信生意設計的。我好不容易談成一個專案，結果最後一步要請企業客戶去門市填手寫申請書，客戶傻眼，我也尷尬得不知道該怎麼辦。」

為什麼新點子總是被「流程」卡住？

其實這樣的狀況在我們身邊很常見。很多流程設計的初衷，都是為了避免錯誤或滿足過去的某種需求。比方說，為了避免物料浪費而設計嚴格的文具申請，為了控管風險而設了好幾道簽核關卡。這些流程在當年，也許是最佳解答。

但當事業往前走，業務變得不一樣了，團隊的做事方式也跟著改變。如果流程還停在原地，就會變成一種無形的束縛。就好像你很用心研究出一款全新的咖啡豆配方，風味明亮、層次豐富，結果卻還在用幾年前買的舊磨豆機——磨出來的粉末不均勻，再好的豆子也被浪費了。

我以前待過一家新創公司，初期只有五個人，什麼事情喊一聲就解決了。後來團隊擴大到三十幾人，開始有人說「這件事要申請」、「那件事要跑單」。我起初覺得好麻煩，但後來理解，那些流程是為了保護大家，避免出錯。只是，當你做的事已經和當初完全不一樣的時候——比如說，從單純的零售轉成和大型企業合作——卻還用同一套簽呈規矩，那就真的會讓夥伴們心力交瘁。

不是流程的錯，是沒有跟著事業長大

有一陣子我陷入低潮，覺得自己是不是哪裡做得不夠好。後來和一位很有經驗的前輩聊，他反問我：「你覺得一個手沖壺，能同時用來煮Espresso嗎？」我搖搖頭。他笑著說：「對啊，工具要對應目的。事業變了，流程沒有跟著更新，那不是你的問題，而是系統沒有跟上你的腳步。」

後來我慢慢觀察身邊那些能夠順利推動新事業的團隊，發現他們並不是沒有流程，而是願意持續檢視流程合不合理。舉個很小的例子：他們會問「這個簽核真的需要三關嗎？」「客戶反映這個申請步驟有點奇怪，我們能不能簡化？」「是不是可以換個系統，讓資訊自動銜接，而不是還要人工重複填寫？」

這些問題聽起來很基本，卻是在成長過程中很容易被忽略的。有時候因為太忙，我們選擇忍耐；有時候因為習慣了，我們選擇接受。但就像喜歡喝咖啡的你，如果發現磨豆機的刻度已經不適合現在用的豆子，你會選擇將就，還是調整一下刻度，讓咖啡更好喝？

從一杯咖啡開始，為自己的事業「換流程」

當然，改變流程不是一個人喊了就算，尤其在大組織裡，需要和很多單位溝通。但我們可以先從自己能掌握的小地方著手。就像練習手沖咖啡，一開始不必急著買上萬塊的器材，先調整水溫、注水節奏，就會發現味道不一樣了。

我有一個讀者寫信跟我分享，她是一位行銷企劃。以前每次跨部門合作，都要跑一堆紙本申請，光簽核就要花三天。她嘗試主動和行政部門溝通，提出「電子表單試行方案」，並承諾會追蹤成效。結果試行一個月後，整個流程從三天縮短到半天，大家開心，她也因此獲得很好的評價。

她說：「以前總覺得大公司就是這樣，忍一忍就過去了。但後來我想，與其一直忍耐，不如試著提一個建設性的方案。就算沒有被採納，至少我努力過了。」

這讓我想到，有些時候我們不是沒有能力，而是太習慣「順著流程走」。但真正推動改變的人，往往是在體制內溫柔地提出「我們可以試試看另一種方式嗎？」的人。

每一次流程的重新整理，都是對未來的投資

也許你現在正面臨類似的困境：想推動新的專案、想嘗試不同的合作模式，卻發現公司既有的流程綁手綁腳。我想跟你說，這不是你的問題，也不是你能力不足。你只是還沒有找到適合這套新事業的「操作手冊」。

我記得有一家企業的轉型故事很有趣。他們原本只是一般的製造廠，後來決定轉型做品牌，直接面對消費者。結果發現，原本的進銷存流程完全不適用，因為零售客戶不會像大客戶一樣下大量訂單、開信用狀。他們花了半年，重新設計一套更彈性的流程，雖然過程很辛苦，但之後業績卻大幅成長。為什麼？因為流程終於跟得上事業的腳步了。